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建立基本信息就像打地基一樣重要。地基打得怎么樣，決定你的樓層能蓋多高？一個企業(yè)的進(jìn)銷存軟件運用怎么樣。大部分的進(jìn)銷存軟件的客戶、供應(yīng)商、產(chǎn)品信息都是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。

另外，基本信息建立必須遵循五個原則：

· 統(tǒng)一的編號規(guī)則。

· 統(tǒng)一的命名規(guī)則。

· 產(chǎn)品名稱、客戶名稱必須完整唯一。

· 專人負(fù)責(zé)在統(tǒng)一編號、命名規(guī)則下建立完整的產(chǎn)品名稱、客戶名稱。不允許出現(xiàn)客戶簡稱、產(chǎn)品簡稱等情況。

· 產(chǎn)品名稱必須是細(xì)化到最小的單元格。

舉例說明：

①商品名稱建議直接命名

例如：聯(lián)想電腦揚天系列T4900DI54G500G1G獨顯DVD刻錄。公式=品牌+產(chǎn)品+系列+具體型號、配置。這樣的命名方式可以避免產(chǎn)品名稱重復(fù)、不唯一，帶來庫存管理的混亂。

②客戶公司命名就堅持全名

例如：呼和浩特航擎電子有限公司，就必須命名為全名。避免呼和浩特航擎，航擎電子、航擎公司、呼市航擎等簡稱。否則你會發(fā)現(xiàn)，這樣的話應(yīng)收款管理很混亂，呼和浩特航擎賬上掛著一筆應(yīng)收，航擎電子賬上也有應(yīng)收，航擎公司上也有應(yīng)收，如何知道到底總的有多少應(yīng)收呢？

③期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開

否則，老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取，客戶什么時候打款過來也不清楚。現(xiàn)金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢，從規(guī)范的財務(wù)角度講，就算老板要用公司里面的錢，也得有憑證才從財務(wù)處支取，這樣，出納的現(xiàn)金、銀行日記賬才會清晰明了。

如期初庫存商品、期初應(yīng)收、期初現(xiàn)金銀行等。

①錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程，只有把期初的數(shù)據(jù)盡可能的盤點清楚，后面公司管理越容易理順。如果期初不準(zhǔn)，后期的數(shù)據(jù)分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了，因為期初數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，過程管理得再好，最后的數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)。

②必須在業(yè)務(wù)過程中逐步去調(diào)整數(shù)據(jù)，把軟件的賬面庫存和倉庫的實物庫存盤點核對清楚。通過期初庫存調(diào)整或庫存管理的報損、報溢來調(diào)整庫存。再把往來核對清楚、管理好應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金銀行等。

日常業(yè)務(wù)處理需注意這幾點：

① 管庫存的員工，一般不經(jīng)手進(jìn)貨類、出貨類單據(jù)，只需管好庫存商品數(shù)量即可，不能自己去做單子。

倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹，確保實物入庫數(shù)量、型號和入庫單數(shù)量、型號一致，確保出庫數(shù)量、型號和出庫單一致。發(fā)貨、配貨必須見單照單執(zhí)行，準(zhǔn)確無誤的發(fā)貨、配貨。

② 進(jìn)貨和銷售必須分開，專人負(fù)責(zé)。

建議一人開采購單，一人審核、一人過賬；人手不夠的情況也可以一人開單，另外一人審核兼顧過賬。至少保障進(jìn)貨有人負(fù)責(zé)、銷售有人負(fù)責(zé)、倉庫有人負(fù)責(zé)。各司其責(zé)，在自己崗位權(quán)限范圍內(nèi)工作。

③ 管理往來的，負(fù)責(zé)把每一筆款項找到對應(yīng)的出入庫單據(jù)，及時準(zhǔn)確的勾兌，管理好客戶的信用額度、信用周期，統(tǒng)計出超期應(yīng)收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉(zhuǎn)率等分析。

進(jìn)銷存軟件除了錄入簡單的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及日常幾張常用單據(jù)以外，別的什么都不用做，放心等待報表結(jié)果，可以確保報表數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確的呈現(xiàn)給需要數(shù)據(jù)分析的領(lǐng)導(dǎo)。為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提供參考建議。這就是進(jìn)銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心里面復(fù)雜的統(tǒng)計公式，無須再拿著計算器或者算盤加加減減，只要通過單據(jù)形式把該錄入到軟件里的數(shù)據(jù)都正常錄入后，軟件就會自動進(jìn)行運算，快速地給用戶展現(xiàn)一目了然的多維度、多角度的業(yè)務(wù)報表和財務(wù)報表。

多種角色和分工讓企業(yè)日常的工作能夠快速地落實到個人上，每人都可以方便地完成自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業(yè)內(nèi)部的運作效率：

盡量讓銷售人員、采購人員、財務(wù)人員、倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來；

銷售人員只負(fù)責(zé)貨品銷售方面的工作；

采購人員只負(fù)責(zé)貨品采購的工作；

財務(wù)人員專門記錄財務(wù)收支和進(jìn)行帳戶管理；

倉管人員專門進(jìn)行貨品管理；

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